Aan de slag met Beeple

Owned by Wouter Huybrighs
Last updated: 01/05/2017
4 min read

Nieuwe gebruiker van Beeple? Hieronder vindt u een kort stappenplan om aan de slag te gaan. In deze opstartfase is het belangrijk om na te denken over welke gegevens uw medewerkers moeten opgeven, hoe u uw medewerkers in het systeem krijgt en hoe u de planning gaat opbouwen en opvullen. We willen u ook graag laten kennis maken met onze formules voor het inchecken en uitchecken.

Indien u hierover vragen heeft kan u steeds contact opnemen met één van onze customer success managers via support@beeple.eu

Stap 1: Admin vs Publiek

In Beeple kan u als admin ook steeds in de huid kruipen van uw medewerkers. Zo kan u gemakkelijk zien welke gegevens zij moeten invullen of u kan de hele workflow zelf uitproberen als medewerker en waar nodig bijsturen in de instellingen. Bovenaan in de menubalk vindt u de optie 'Admin/Publiek' om deze omschakeling te maken.

Stap 2: profielkenmerken definiëren

Vooraleer u operationeel gaat werken met Beeple moet u goed nadenken over de gegevens die uw medewerkers moeten invullen wanneer ze een account aanmaken:

  • Enerzijds alle administratieve zaken die u u wilt opvragen aan uw medewerkers: bv kledijmaten, motivatiebrieven, cv's, badgenummers, ... 
  • Anderzijds alle skills, ervaringen of voorkeuren van uw medewerkers: bv talenkennis, rijbewijs, opleidingen, ...

Al deze zaken kan u in Beeple definiëren als profielkenmerken. Het is nuttig om in Beeple profielkenmerken op de planning te gebruiken zodat u gericht kan zoeken naar de juiste medewerkers.

Stap 3: workflow bepalen

Mogen uw medewerkers zelf aangeven welk werk ze willen doen? Wilt u de beschikbaarheid van uw medewerkers opvragen, zodat ze op voorhand nog niet weten welk werk ze gaan doen? Of bepaalt u volledig zelf de planning? Kies de juiste workflow die bij uw bedrijf past.

Stap 4: hoe krijg ik mijn medewerkers in het systeem?

Er zijn 2 mogelijkheden:

  1. Ofwel heeft u nog geen gegevens van uw medewerkers:
    In dit geval kan u best een link op uw website naar uw Beeple site plaatsen, zodat uw medewerkers zelf een account kunnen aanmaken en registreren.
  2. Ofwel heeft u nog geen gegevens van uw medewerkers:
    In dit geval kan u best uw medewerkers importeren in het systeem, zodat u ze niet allemaal 1 voor 1 hoeft toe te voegen. Na deze import kan u een campagne sturen naar deze medewerkers om een eigen wachtwoord in te stellen.

Stap 5: de planning opmaken

De planning in Beeple bestaat uit projecten en teams. Een project is een afbakening in tijd, bijvoorbeeld een event van één of meerdere dagen, een rondleiding door de stad, een maandplanning of een langdurig project van een jaar.

Onder het project plaatst u teams. Een team is een groepering van medewerkers dat op dezelfde plaats werkt, op hetzelfde moment, met dezelfde functie.

Stap 5: de planning opvullen

Nadat u de planning heeft opgemaakt zal u de lege plaatsen moeten toewijzen aan uw medewerkers. Dit is afhankelijk van de gekozen workflow:

  • Ofwel wordt iedereen manueel ingeschreven door de admin
  • Ofwel kiest de admin de medewerkers op basis van het percentage beschikbaarheid
  • Ofwel worden er vacatures gepubliceerd en accepteert de admin de beste kandidaten en weigert hij/zij de overige
  • Ofwel kunnen medewerkers zich onmiddellijk inschrijven op vacatures en hoeft de admin verder niets te doen

Stap 6: inchecken / uitchecken op de werkdag

Tijdens de werkdag kan u de aan- of afwezigheid van uw medewerkers registreren. Dat kan via de site of via de mobiele applicatie 'Beeple admin'.

Stap 7: uren verwerken na de werkdag

Na de werkdag kan u de effectief gewerkte uren registreren in Beeple. Zo kan u bepalen in welke mate uw medewerkers uitbetaald moeten worden.


Heeft u bovenstaande stappen volledig beet? Dan is het tijd om er aan te beginnen!

Lees verder om tips te verzamelen voor uw sector.